Wat houden wij van u bij?
Wanneer u zich aanmeldt als lid van La Donnée slaan wij onder andere de volgende informatie op: uw naam, e-mailadres, postadres, geboortedatum en telefoonnummer(s). Wij houden deze informatie bij om met u contact te kunnen onderhouden, en om u bij uw verjaardag een felicitatie te kunnen sturen.
Voor de ledenadministratie van de NJBB slaan wij ook op: uw geboortedatum en -plaats, nationaliteit en geslacht. Van de NJBB krijgen wij voor u een licentienummer en -categorie (J, W of C) toegewezen, ook dat slaan wij op. Wij houden deze gegevens bij omdat wij deze regelmatig aan de NJBB moeten doorgeven, bijvoorbeeld wanneer wij u inschrijven voor een competitie, of ter vermelding op de licentie die u van de NJBB ontvangt.
Voor interne doeleinden slaan wij bovendien op: uw status als lid (voorlopig of definitief), of u meedoet met de ‘meedoen-regeling’ van de gemeente Tilburg, of u algemene mails van de club wilt ontvangen, of u lid bent van de WhatsApp-groep van de club, of u in het bezit bent van sleutels van de club, of en wanneer u de cursus IVA (sociale hygiëne) hebt gevolgd, en welk vrijwilligerswerk u in de vereniging doet (bardienst, terreinonderhoud, interieurdienst of trainer). Wij houden deze gegevens bij om, bijvoorbeeld, te bepalen wie er op de ALV stemrecht hebben, wie wij niet-persoonlijke mails of appjes mogen sturen, en in welke dienst wij u kunnen indelen.
Oud-leden
Van onze oud-leden houden wij de volgende gegevens bij: de naam en het laatst bekende e-mailadres, postadres en telefoonnummer(s). Wij houden deze gegevens bij om hen later te kunnen uitnodigen bij een reünie of andere speciale gelegenheid.
Bovendien houden wij van onze oud-leden bij waarom zij niet langer lid zijn van de vereniging (denk hierbij aan overlijden, opzeggen van het lidmaatschap of royement). Wij houden deze gegevens bij om te voorkomen dat nabestaanden onnodig nog post van ons ontvangen, maar ook om te voorkomen dat geroyeerde leden zich ooit opnieuw zouden kunnen aanmelden.
Verspreiding
Als sinds het jaar 2000 stuurt La Donnée geen ledenlijsten per e-mail naar haar leden, om het risico van onnodige verspreiding zoveel mogelijk te voorkomen. De ledenlijst wordt alleen op papier verspreid, bovendien in verkorte vorm. Deze ledenlijst vermeldt slechts naam, adres, telefoonnummer(s), licentienummer en licentiecategorie. Wij verspreiden deze gegevens onder alle leden om het hun mogelijk te maken contact met elkaar op te nemen voor het spelen van toernooien. Hierbij moet aan de organisator het licentienummer worden doorgegeven, en niet alle licentiecategorieën mogen aan elk toernooi deelnemen.
Eén lid van de vereniging is verantwoordelijk voor het zogenaamde ‘Lief en Leed’. Dit lid ontvangt een ledenlijst waarin ook de geboortedatum van onze leden vermeld is. Wij verstrekken deze gegevens opdat bij verjaardagen of langdurige ziekte namens de vereniging een kaartje kan worden gestuurd.
Slechts de secretaris van de vereniging heeft toegang tot de gehele ledenadministratie, en deze is ook de enige die het met een wachtwoord beveiligde Excel-bestand kan bewerken. De secretaris is ook degene die bepaalt of speciale omstandigheden het noodzakelijk maken om extra gegevens ter beschikking te stellen aan andere dan bovengenoemde leden van de vereniging, dit na overleg met ten minste één ander bestuurslid. Hierover wordt op de eerstvolgende bestuursvergadering rekenschap afgelegd, en dit wordt opgenomen in de notulen van die vergadering.
Derden
Behalve met de landelijke bond, de NJBB, deelt La Donnée privacygevoelige gegevens niet met derden. Hierop kan een uitzondering worden gemaakt wanneer hiertoe een wettelijke verplichting bestaat of op basis van een rechterlijke uitspraak, bijvoorbeeld bij de opsporing van strafbare feiten of in verband met toezichthoudende taken.
Mochten wij, in de toekomst, derden inhuren voor diensten waarvoor het nodig zou zijn om privacygevoelige gegevens over te dragen, dan zorgen wij ervoor dat deze partij ook aan onze beveiligingseisen voldoet. Dit doen wij bijvoorbeeld door middel van het sluiten van een zogeheten ‘verwerkersovereenkomst’ waarin wij onder meer afspraken vastleggen over de te nemen beveiligingsmaarterelen en over het gebruik van de persoonsgegevens.
Infrastructuur
La Donnée gebruikt voor het bewaren van haar bestanden de Dropbox (www.dropbox.com). Er zijn verschillende dropboxen voor beperkt gebruik (bijvoorbeeld voor de competitie of voor de powerpoint-presentatie die op een afzonderlijke machine draait, maar ook elders bewerkt moet kunnen worden). Tot deze dropboxen hebben slechts diegenen toegang die deze toegang voor het verrichten van hun specifieke werkzaamheden nodig hebben (bijvoorbeeld een teamcaptain en de leden van de wedstrijdcommissie tot de dropbox voor een competitie).
Daarnaast is er de algemene dropbox van de vereniging. Tot deze dropbox hebben toegang de secretaris van de vereniging (hij beheert het merendeel van de bestanden), de penningmeester van de vereniging (de financiële administratie bevindt zich in deze dropbox), de wedstrijdleider van de vereniging (de niet-competitiegerelateerde gegevens bevinden zich in deze dropbox) en de computer in het clubhuis (deze is beveiligd met een wachtwoord en bevindt zich in een aparte ruimte). De ledenlijst bevindt zich in deze dropbox, en is nog eens beveiligd met een extra wachtwoord, zodat slechts de secretaris toegang heeft tot dit bestand.
De secretaris is beheerder van de verschillende dropboxen en heeft uit hoofde daarvan toegang tot alle dropboxen.
Cookies, wachtwoorden
La Donnée gebruikt op haar website geen cookies of wachtwoorden, en de enige advertenties die u ziet zijn die van onze sponsors. Onze website heeft momenteel geen interactieve diensten.
Hoe kunt u uw privacyrechten uitoefenen?
De wet kent verschillende rechten toe aan personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt en biedt meer middelen om de verwerking van deze persoonsgegevens te controleren en te beïnvloeden.
Het recht op inzage, correctie of verwijdering
U kunt bij La Donnée een verzoek indienen om uw gegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Neem hiervoor met ons contact op via ladonnee@home.nl. Geef duidelijk in het onderwerp aan dat het gaat om privacy en meer specifiek om een bijvoorbeeld een inzage-, correctie- of verwijderingsverzoek. Om u zo goed mogelijk van dienst te zijn is het mogelijk dat wij u om meer informatie vragen om uw identiteit deugdelijk vast te stellen.
Het recht op verzet
Je hebt het recht je te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens. Wanneer je aangeeft dat je niet langer benaderd wil worden, zal La Donnée dit registreren en ervoor zorgen dat je persoonsgegevens niet langer worden gebruikt voor deze doeleinden. Dit kun je doen via ladonnee@home.nl. Geef duidelijk aan dat het gaat om privacy en meer specifiek om een beroep op je recht op verzet.
